­­­­­­Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Besteuerungsform im Umsatzsteuerrecht. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Anderweitige persönliche oder sachliche Voraussetzungen bestehen nicht.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Der Finanzverwaltung müssen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitteilen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I. Vorteile

1. Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen, wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel, beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können. Vertreiben Sie über eine fremde Online-Plattform Ihre Waren, benötigen Sie für den Plattformbetreiber eine Bescheinigung, dass Sie beim Finanzamt steuerlich registriert sind.

2. Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sog. Zusammenfassender Meldungen. Ab dem Kalenderjahr 2024 besteht keine Pflicht mehr zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Kleinunternehmer vom Finanzamt zur Abgabe aufgefordert wird.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

1. Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen, bei größeren Investitionen und überwiegendem B2B-Geschäft zum Tragen, denn der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, aus den Eingangsleistungen den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Hier sind reguläre Unternehmer bessergestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können ihn später ggf. nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III. Voraussetzungen

1. Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit, auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

Die nationale Kleinunternehmerregelung kann auch in Anspruch genommen werden, wenn der Unternehmer im EU-Ausland ansässig ist.

2. Umsatzgrenzen

Das „Klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmens-umsatz definiert.

Die Regelung ist grundsätzlich bis zu einem Jahresumsatz von 25.000 € anwendbar. Es ist eine feste Grenze. Eine Umrechnung in einen Gesamtjahresumsatz entfällt. Wird die Grenze von 25.000 € im Erstjahr überschritten, entfällt ab diesem Zeitpunkt die Kleinunternehmerregelung. Dies gilt bereits für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Dies gilt so lange fort, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 25.000 € wieder unterschreitet.

Der Grenzwert von 25.000 € ist ein Nettobetrag, schließt also die Umsatzsteuer nicht mit ein. Ein Unternehmer, der nur Umsätze ausführt, die dem Regelsteuersatz unterliegen, kann somit die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn seine Bruttoeinnahmen im Kalenderjahr nicht mehr als 29.750 € betragen.

Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Bestimmte steuerfreie Umsätze, wie z. B. aus ärztlicher oder unterrichtender Tätigkeit, bleiben außer Betracht. Auch Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben unberücksichtigt. Beim Handel mit Gebrauchtwaren bemisst sich die Umsatzgrenze nach dem Verkaufspreis und nicht nach der Marge.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Umsatzgrenze, darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 25.000 € existiert noch eine zweite Grenze für die Höhe der Umsätze des laufenden Jahres. Der Gesamtumsatz muss danach 100.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten.

Es gilt zu beachten, dass es sich bei der Umsatzgrenze von 100.000 € im laufenden Kalenderjahr nicht mehr um eine Prognoseentscheidung, sondern um eine feste Umsatzgrenze handelt. Wird diese Grenze im laufenden Jahr überschritten, kann ab diesem Zeitpunkt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch genommen werden. Dies gilt bereits für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.

Hinweis: Die Regelung bedingt eine laufende Überwachung der Umsatzentwicklung und der Folgemaßnahme, wenn die Regelbesteuerung des Umsatzes greift, der die Grenze der Kleinunternehmer überschreitet. Eigene Aufzeichnungen zur Feststellung der Umsatzgrenze und des möglichen Überschreitungsumsatzes sind zielführende Maßnahmen zur Erfassung der Umsätze.

1. Wichtige Hinweise
2. Vorsteuerabzug

Der Kleinunternehmer hat keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Dies gilt auch für Vorsteuern im Zusammenhang mit Umsätzen im Ausland, auch, soweit sie dort steuerbar und steuerpflichtig sind. Über das Recht auf Vorsteuerabzug muss bereits im Zeitpunkt des Leistungsbezugs entschieden werden. Sind die Voraussetzungen der Kleinunternehmerbesteuerung in diesem Zeitpunkt erfüllt, scheidet ein Vorsteuerabzug ausnahmslos aus.  Wechselt der Unternehmer später zur Regelversteuerung, kann der Vorsteuerabzug nicht nachgeholt werden. Der Vorsteuerabzug kann nur unter den Voraussetzungen des Berichtigungsverfahrens nach § 15a UStG berichtigt werden.

2. Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer in seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für die Angaben des Steuersatzes in Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewehrt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Umsatzsteuer muss an das Finanzamt entrichtet werden. Das gilt ebenso, wenn nur der Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „steuerfreier Kleinunternehmer“.

Kleinunternehmer sind in bestimmten Fällen verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Dies gilt z. B. dann, wenn Bauleistungen ausgeführt werden. Ausgestellte Rechnungen müssen aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Ausstellung einer obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) besteht nicht. Kleinunternehmer müssen jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

3. Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch – zeitlich begrenzt – rückwirkend erklärt werden. Der Verzicht ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres abzugeben und kann auch mit Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgen, sofern die Frist noch nicht abgelaufen ist. Der Verzicht kann nicht widerrufen werden.

Wird auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, erfolgt die Besteuerung wie bei einem gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für mindestens fünf Kalenderjahre. Ein vor dem 1.1.2025 erklärter Verzicht bindet den Unternehmer auch für die Zeit nach dem 1.1.2025 weiterhin für insgesamt mindestens fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückgekehrt werden. Dies gilt auch für weitere Kalenderjahre, wenn kein Widerruf erfolgt.

4. Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichend Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittssatzbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

5. Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, sind Besonderheiten zu beachten. Dies gilt insbesondere für den Einkauf von Waren oder für bezogene Dienstleistungen. Kleinunternehmer können eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Weitergehende Hinweise enthält das Merkblatt „Kleinunternehmerregelung – Grenzüberschreitender Waren- und Dienstleistungsverkehr“.

6. Kleinunternehmerregelung im EU-Ausland

Inländische Unternehmer können auch in anderen EU-Mitgliedstaaten die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn sie dort steuerpflichtige Umsätze erbringen. Dies bewirkt, dass die Umsätze dann umsatzsteuerfrei sind. Hierzu muss der Unternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern einen entsprechenden Antrag stellen. Dies dient der Prüfung der Voraussetzungen für die EU-weite Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. Zu diesem Zweck erhält der Kleinunternehmer ein besonderes Identifikationsmerkmal, die sog. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.). Die Kleinunternehmerregelung ist anwendbar, wenn der Jahresumsatz (netto) im Unionsgebiet von 100.000 € im Vorjahr nicht überschritten wurde und im laufenden Kalenderjahr nicht überschritten wird.

Beide Umsatzgrenzen von 100.000 € sind getrennt zu betrachten. Sofern der inländische Gesamtumsatz den Betrag von 100.000 € (netto) nicht überschreitet, kann die Kleinunternehmerregelung im Inland auch dann in Anspruch genommen werden, wenn die EU-Umsatzgrenze von 100.000 € (netto) überschritten wurde. Der Unternehmer muss dann die im anderen Mitgliedstaat ausgeführten Umsätze entsprechend den dortigen Regelungen versteuern.

Rechtsstand: 1.1.2026

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