FAQ zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung
für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern zum
1. Januar 2025
(Stand: 3. März 2026)
Präambel
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland zum 1. Ja-
nuar 2025 die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend einge-
führt. Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für
elektronische Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 noch freiwil-
lig. Ab dem 1. Januar 2027 wird eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen an un-
ternehmerische Auftraggeber für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz ab
800.000 € gelten, ab dem 1. Januar 2028 – bis auf wenige Ausnahmen – auch für alle übrigen
Unternehmen.
Nachfolgende Zusammenstellung der Bundessteuerberaterkammer ist eine Sammlung häufi-
ger Fragen rund um das Thema Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland.
Sie soll einen kompakten Überblick über wichtige Gesichtspunkte rund um die E-Rechnung
geben und dabei helfen, rechtliche Vorgaben, technische Grundlagen und die praktische Um-
setzung besser zu verstehen.
Der FAQ enthält daher insbesondere praxisrelevante Fragen und Antworten zu steuerrechtli-
chen Aspekten einschließlich der GoBD und zu technischen Faktoren der E-Rechnung. Für
darüberhinausgehende Fragestelllungen wird in dem FAQ auf bereits vorhandene Quellen ver-
wiesen.
Die Auflistung der Fragen und Antworten ist nicht abschließend und erhebt keinen Anspruch
auf Vollständigkeit. Gegebenenfalls ist zur Erlangung von Rechtssicherheit eine gesonderte
Prüfung im Einzelfall notwendig.
Die Inhalte basieren auf der jeweils geltenden Rechtslage. Gesetzliche Änderungen sowie
neue Verwaltungsauffassungen oder Rechtsprechung werden im Rahmen laufender Aktuali-
sierungen berücksichtigt. Änderungen und Ergänzungen werden gelb markiert. Dies gilt ent-
sprechend für die verwendeten Quellen.
2
INHALTSVERZEICHNIS
1. Grundlegendes zur E-Rechnung ………………………………………………………………………. 4
1.1. Wie sind die Stufen der Einführung? …………………………………………………………. 4
1.2. Sind bestimmte Unternehmen von der Pflicht befreit? ………………………………….. 4
1.3. Was gilt als E-Rechnung? ……………………………………………………………………….. 4
1.4. Wo kann ich weitere Informationen zur E-Rechnung finden? ………………………… 4
2. Übergeordnete Fragen/GoBD inkl. Ablage, Speicherung, Archivierung und Löschung . 5
2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich im
Zusammenhang mit einer E-Rechnung? ……………………………………………………. 5
2.2. Handelt es sich bei der E-Rechnung, welche an die Buchung geheftet wurde,
weiterhin um die Originalrechnung oder muss der Mandant die an ihn vom
Lieferanten übersandte E-Rechnung extra archivieren? ……………………………….. 5
2.3. Sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass E-
Rechnungen beim Empfang und Versand nicht manipuliert werden können? ….. 6
2.4. Bedarf es zusätzlich der Aufbewahrung einer E-Mail, soweit elektronische
Rechnungen via E-Mail übermittelt werden? ………………………………………………. 6
2.5. Wie sind Ablage, Speicherung und Archivierung GoBD-konform zu konzipieren? 7
2.6. Welche Schritte sind bei der Löschung digitaler Archivbestände umzusetzen? … 8
3. E-Rechnung-Eingangsprozess …………………………………………………………………………. 8
3.1. Wie werden der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen
sichergestellt? ……………………………………………………………………………………….. 8
3.2. Welche Arten von Fehlern können bei der Rechnungsprüfung auftreten und
welche Auswirkungen haben diese auf den Vorsteuerabzug? ……………………….. 9
3.3. Wie ist die technische und inhaltliche Rechnungsprüfung durchzuführen? ………10
3.4. Welche Aspekte sind im Zusammenhang mit der Kontierung und
Zahlungsanweisung zu beachten? ……………………………………………………………12
3.5. Wie ist im Fall einer Beanstandung vorzugehen? ………………………………………..12
4. E-Rechnung-Ausgangsprozess ………………………………………………………………………..13
4.1. Auf welcher Grundlage basiert die inhaltliche Erstellung einer E-Rechnung? …..13
4.2. Wie läuft die syntaktische Erstellung einer E-Rechnung ab? …………………………14
3
4.3. Welche Besonderheiten gibt es bezüglich Barzahlung und Dauerrechnungen? .15
4.4. Welche Besonderheiten sind bei Änderungen und Berichtigungen zu beachten?
……………………………………………………………………………………………………………15
4.5. Welche Besonderheiten bestehen in Bezug auf Anzahlungen, Endrechnungen
und Restrechnungen? …………………………………………………………………………….16
4.6. Welche Besonderheiten gelten beim Einsatz der E-Rechnung in der
Bauwirtschaft?……………………………………………………………………………………….16
4.7. Was ist beim Versand der E-Rechnung zu beachten? ………………………………….17
4
1. Grundlegendes zur E-Rechnung
1.1. Wie sind die Stufen der Einführung?
Die erste Stufe betrifft die Einführung obligatorischer Versand- und Empfangspflichten unter
Einsatz eines konkreten Formats (EN 16931) zwischen Unternehmen in Deutschland, aber
noch ohne Vorgabe von Übermittlungswegen. Die zweite Stufe soll als USt-Meldesystem auf
Basis von E-Rechnungen über registrierte E-Rechnungsplattformen ausgestaltet sein und
voraussichtlich ab 1. Juli 2030 eingeführt werden.
In der ersten Stufe1 ist die Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025
zu gewährleisten. Ab dem 1. Januar 2027 folgt dann eine Ausstellungspflicht für Unternehmen
mit einem Vorjahresgesamtumsatz größer 800.000 €, ab dem 1. Januar 2028 dann auch für
Unternehmen unter 800.000 €.
1.2. Sind bestimmte Unternehmen von der Pflicht befreit?
Die Pflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit B2B-Umsätzen im Inland,
die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.2 Darüber hinaus sind von den Pflichten
Kleinunternehmer3 und Kleinbetragsrechnungen4 sowie Fahrausweise5 ausgenommen.
1.3. Was gilt als E-Rechnung?
Als E-Rechnung gelten nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format gem.
EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Vers.
2.0).6 Andere Formate wie z. B. PDF, Word oder gescannte Rechnungen gelten künftig als
„sonstige Rechnungen“ und erfüllen nicht die Anforderungen.
Das strukturierte elektronische Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 ent-
sprechen oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart
werden. In diesem Fall muss das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion
der nach dem UStG erforderlichen Rechnungspflichtangaben nach § 14 und 14a UStG in ein
Format ermöglichen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.7
1.4. Wo kann ich weitere Informationen zur E-Rechnung finden?
• Wachstumschancengesetz, BGBl. I 2024, Nr. 108,
(https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/108/VO.html).
• Zweites BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei
Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 vom 15. Oktober
2025, BStBl. I 2025, S. 1806.
1 Vgl. zu den Übergangsfristen § 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3 UStG.
2 § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.
3 Kleinunternehmer sind nur von der E-Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber dennoch E-
Rechnungen empfangen können, vgl. § 34a Satz 3 UStDV.
4 § 33 Satz 4 UStDV.
5 § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV.
6 § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.
7 § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG.
5
• Erstes BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei
Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 vom 15. Oktober
2024, BStBl. 2024 I, S. 1320.
• FAQ E-Rechnung vom Bundesministerium der Finanzen (https://www.bundesfinanzminis-
terium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html).8
2. Übergeordnete Fragen/GoBD inkl. Ablage, Speiche-
rung, Archivierung und Löschung
2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich
im Zusammenhang mit einer E-Rechnung?
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und
ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Rele-
vanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines
Vorsteuerberichtigungszeitraums von zehn Jahren bei Grundstücken und Gebäuden). Der
strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen
Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschi-
nelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem
zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen
enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind
diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die
Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Wegen der Einzelheiten hierzu siehe
BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I 2019 S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-
Schreiben vom 14. Juli 2025, BStBl. I 2025, S. 1502, Rn. 131 und 133.
2.2. Handelt es sich bei der E-Rechnung, welche an die Buchung
geheftet wurde, weiterhin um die Originalrechnung oder muss
der Mandant die an ihn vom Lieferanten übersandte E-Rech-
nung extra archivieren?
Wenn bei der Verbuchung die digitale Rechnung mit dem Buchungssatz verknüpft und die
Buchung festgeschrieben wird, diese Rechnung im E-Rechnungsformat vom Lieferanten an
den Mandanten übersandt und anschließend vom Mandanten an den Steuerberater übermit-
telt wurde, gelten die nachstehenden Erwägungen.
Um eine GoBD-konforme Archivierung zu erreichen, muss bei einer elektronischen Rechnung
mindestens der strukturierte Datensatz unverändert aufbewahrt werden: „Der strukturierte Teil
einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt
und die Anforderungen an die Unversehrtheit erfüllt werden (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE).
8 Sieht dort mit weiteren Verweisen die Antwort zu Frage 16.
6
Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.“9 So-
fern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Auf-
zeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsver-
merke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vor-
liegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.10
Demnach ist es ausreichend, wenn der unveränderte strukturierte Datensatz einer E-Rech-
nung vom Steuerpflichtigen an die Steuerkanzlei weitergeleitet und dort unverändert aufbe-
wahrt wird. Eine zusätzliche Aufbewahrung beim ursprünglichen Rechnungsempfänger, d. h.
im Unternehmen selbst, ist dann nicht erforderlich. Diese Regelung galt bzw. gilt sinngemäß
auch für die Aufbewahrung von elektronisch empfangenen sonstigen Rechnungen.
Hinweis:
Wird der unveränderte strukturierte Datensatz in einem revisionssicheren digitalen Archiv
(DMS) geführt, dann sollte darauf geachtet werden, dass aus beiden Richtungen (Buchhal-
tung/DMS) durch bidirektionale Links oder eineindeutige Zuordnung (z. B. Eingangsrech-
nungsnummer) ein einfacher Zugriff auf den Datensatz möglich ist.
2.3. Sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um sicher-
zustellen, dass E-Rechnungen beim Empfang und Versand
nicht manipuliert werden können?
Ja. Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen
werden, die gewährleisten, dass eine E-Rechnung nicht abgefangen und manipuliert werden
kann bzw. dass die DSGVO eingehalten wird. Als vorteilhaft können sich Plattformlösungen
erweisen. Die Versandart E-Mail sollte daher bis zur Einführung einer Übermittlungspflicht der
E-Rechnung an die Finanzverwaltung nur als Zwischenlösung angesehen werden.
2.4. Bedarf es zusätzlich der Aufbewahrung einer E-Mail, soweit
elektronische Rechnungen via E-Mail übermittelt werden?
E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in
elektronischer Form unveränderbar aufzubewahren. Soweit eine E-Mail jedoch ausschließlich
als reines Transportmittel (analog dem Briefumschlag) dient, um die angehängte elektronische
Rechnung zu übermitteln, ist diese grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren. Die Aufbe-
wahrungspflicht bezieht sich ausschließlich auf den transportierten Inhalt. Allerdings kann sich
das Unternehmen dennoch freiwillig zur Aufbewahrung der gesamten E-Mail entscheiden, um
z. B. zu dokumentieren, von welchem Absender die E-Mail stammt und wann sie versendet
und empfangen wurde (Audit-Trail).11
9 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243 zu Abschn. 14b. 1 Abs. 5 Satz 3 und
4 UStAE.
10 Wegen der Einzelheiten hierzu siehe BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I 2019 S. 1269, zuletzt
geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, BStBl. I 2025 S. 1502, Rn. 131 und 133.
11 GoBD-Leitfaden_Version 2.2 – Abschnitt: 4.1 Elektronische Rechnung, Seite: 232.
7
2.5. Wie sind Ablage, Speicherung und Archivierung GoBD-kon-
form zu konzipieren?
Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten,
nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewähr-
leisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches Sys-
tem verwendet werden.
Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbe-
wahrt, das zum Beispiel folgende Struktur hat:
➔ [Geschäftsjahr] [Monat] [Tag] [Digitalisierungslauf] [Dokumentnummer]
Archivierung: Bei Versand über ein Portal wird die Archivierung durch eine Schnittstelle in
das ursprüngliche Rechnungsschreibungsprogramm oder durch den Download der versende-
ten E-Rechnung sichergestellt.
Revisionssichere Ablage: Nach dem Versand erfolgt eine automatische oder manuelle Ab-
lage der Rechnung im revisionssicheren Archiv. Die Kontrolle der Ablage obliegt dem rech-
nungsschreibenden Mitarbeitenden.
E-Mail-Aufbewahrung: E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege
fungieren, müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. E-Mails, die nur als Transport-
mittel dienen, müssen nicht zusätzlich aufbewahrt werden (s. auch Frage 2.4).
Aufbewahrungsfrist: Alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen sind mindestens acht
Jahre elektronisch aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in
dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit: Über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sind
die Anforderungen an die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Les-
barkeit der E-Rechnungen sicherzustellen. Hierzu kommen IT-Buchführungssysteme und
elektronische Archivsysteme zum Einsatz.
Sicherstellung der Integrität der Rechnungen/Dokumentationsmaßnahmen/Backup-
Prozesse/Prüfung der gespeicherten Dateien: Jedes Dokument wird mit einer Zeitangabe
versehen und alle Datenpfade werden permanent überwacht. Der Zugriff ist nur den zuständi-
gen Mitarbeitern gestattet. Regelmäßige Backup-Prozesse verhindern Datenverluste und ga-
rantieren eine vollständige Wiederherstellung der Daten im Aufbewahrungssystem. Es werden
stichprobenartige Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass die gespeicherten Dateien in
Anzahl, Bezeichnung, Größe und Datum den gesicherten Dateien entsprechen.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die maschinelle Auswertbarkeit der versandten oder empfan-
genen E-Rechnung wird sichergestellt, indem interne Organisationsanweisungen das Ausdru-
cken in Kombination mit einer ausschließlichen Aufbewahrung von Ausdrucken untersagen.
8
Aufbewahrungsort: Rechnungen werden im Inland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet
aufbewahrt, wobei ein vollständiger Fernzugriff gewährleistet ist. Bei Aufbewahrung außerhalb
des Gemeinschaftsgebiets müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sein.
Unveränderlichkeit: Der strukturierte Teil eines E-Rechnungsdatensatzes wird so aufbe-
wahrt, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unverän-
derbarkeit erfüllt werden (z. B. PDF/A-3 und integrierte XML-Datei für ZUGFeRD).
Steuerlich relevante Zusatzinformationen: Sofern in einem zusätzlich übersandten Doku-
ment (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) steuerlich relevante Informationen enthalten
sind, müssen diese ebenfalls in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Die Anforde-
rungen an Unveränderbarkeit gelten gleichermaßen.
2.6. Welche Schritte sind bei der Löschung digitaler Archivbe-
stände umzusetzen?
Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor
Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Auf-
bewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD,
Rz. 81).
Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zustän-
digen Mitarbeitern autorisiert und durchgeführt werden.
Organisatorische Freigabe: Vor dem Löschprozess ist zwingend eine organisatorische Frei-
gabe einzuholen. Dies berücksichtigt, dass die Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Abs. 3 Satz
5 AO nicht abläuft, solange die Rechnung steuerlich von Bedeutung ist und die Festsetzungs-
frist noch nicht abgelaufen ist.
Behandlung ausländischer Belege: Belege, die nach ausländischen Vorschriften aufzube-
wahren sind, werden gesondert aufbewahrt und einer individuellen Behandlung zugeführt, da
hier gegebenenfalls zusätzlich die ausländischen Anforderungen zu berücksichtigen sind.
3. E-Rechnung-Eingangsprozess
3.1. Wie werden der Empfang und die Verarbeitung von E-Rech-
nungen sichergestellt?
Regelmäßiger Abruf: E-Rechnungen werden regelmäßig abgerufen, entweder per E-Mail,
über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicher-
ort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen.
Dokumentation: Der Abruf und Eingang der E-Rechnungen wird dokumentiert, um die Nach-
vollziehbarkeit zu gewährleisten.
9
Übermittlung per E-Mail: Empfangene E-Mails, die im Rahmen des Rechnungseingangs nur
als Transportmittel dienen, werden gelöscht. Bei steuerrelevanten Informationen (für Buchhal-
tung, Steuer oder Recht) wird die E-Mail jedoch unveränderbar elektronisch aufbewahrt, um
den Absender und den Zeitpunkt zu dokumentieren.
Prüfung der E-Rechnungen: Jeder empfangene Datensatz wird einer Validierung (Syntax-,
Semantik- und Datenmodellprüfung sowie Prüfung der Konformität zu nationalen Erweiterun-
gen) unterzogen. Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich
des gesetzlich vorgeschriebenen Formats oder Inhalts, wird der Rechnungsaussteller kontak-
tiert.
Die Validierung kann z. B. anhand des KoSIT-Validators vorgenommen werden.
Hinweis:
Validierungserfordernis und Mandatsvereinbarung: Zwischen dem Mandanten und Steuerbe-
rater sollte geregelt werden, wer – neben der inhaltlichen Prüfung – die technische Format- und
Geschäftsregelprüfung übernimmt, je nachdem, ob vor Versendung bereits beim Mandanten
eine technische Validierung durchgeführt wird oder diese der Steuerberater z. B. durch den
Einsatz einer Kanzleisoftware mit E‑Rechnungs‑Validator übernimmt.
Sonderbehandlung von Endrechnungen: Endrechnungen mit unstrukturierten Anhängen
werden separat behandelt.
Indexierung: E-Rechnungen erhalten beim Eingang in das Archivierungssystem einen ein-
deutigen Index (z. B. mittels bidirektionaler Links) zur Verwaltung und Nachverfolgbarkeit.
Konvertierung und Archivierung: Bei der Umwandlung in ein konventionelles (Inhouse-)For-
mat bleibt die maschinelle Auswertbarkeit erhalten, indem beide Versionen (originärer Daten-
satz; Datensatz im Inhouse-Format) archiviert und unter demselben Index verwaltet werden.
Die GoBD lassen unter bestimmten Voraussetzungen zu, dass das Original nicht aufbewahrt
wird.
Interne Richtlinien: Es ist untersagt, den empfangenen Datensatz auszudrucken und als Er-
satz für die E-Rechnung lediglich in Papierform aufzubewahren.
3.2. Welche Arten von Fehlern können bei der Rechnungsprüfung
auftreten und welche Auswirkungen haben diese auf den Vor-
steuerabzug?
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet mit dem Formatfehler, dem Ge-
schäftsregelfehler und dem inhaltlichen Fehler zwischen drei Fehlerkategorien.
Formatfehler: Ein Formatfehler12 liegt immer dann vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zu-
lässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14
Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Eine formal fehler-
hafte E-Rechnung entspricht nicht den Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG und
12 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 6a.
10
stellt daher unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG eine sonstige Rechnung in einem
anderen elektronischen Format dar.
➔ Ein Vorsteuerabzug aus einer solchen Rechnung ist nur noch während der Dauer der
Übergangsfristen möglich.13
Geschäftsregelfehler: Geschäftsregelfehler14 liegen dann vor, wenn die Rechnungsdatei ge-
gen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln
sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer
E-Rechnung enthaltenen Informationen. Sie treten z. B. dann auf, wenn die in einer Rechnung
enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer
reference in einer XRechnung“ oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag
stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuerbetrag überein) und z. B. als kritischer
Fehler – „critical error“ – im Rahmen einer Validierung festgestellt werden.
➔ Bei Geschäftsregelfehlern, welche umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen (z. B. feh-
lendes Leistungsdatum, fehlende Liefermenge), liegt eine nicht ordnungsgemäße Rech-
nung vor, welche grds. nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Geschäftsregelfehler außer-
halb der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (z. B. fehlerhafte IBAN, fehlende Buyer refe-
rence) berechtigen hingegen grds. zum Vorsteuerabzug.
Inhaltsfehler: Inhaltsfehler15 liegen bei einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflicht-
angaben der §§ 14 Abs. 4 und § 14a UStG vor und können zugleich Geschäftsregelfehler
darstellen. Inhaltsfehler können aber auch vorliegen, wenn formal kein Verstoß gegen die Ge-
schäftsregeln vorliegt und in der Folge zum Beispiel auch im Rahmen der Validierung kein
Fehler festgestellt wurde (z. B. Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes, unzureichende Leis-
tungsbeschreibung).
➔ Bei entsprechenden inhaltlichen Fehlern liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor,
der Vorsteuerabzug ist grds. ausgeschlossen.16
3.3. Wie ist die technische und inhaltliche Rechnungsprüfung
durchzuführen?
Ziel der Prüfung17: E-Rechnungen sind im Rahmen einer geeigneten Validierungsanwendung
auf die unter 4. genannten Fehler zu prüfen. Formatfehler und Geschäftsregelfehler können
durch eine geeignete Validierungsanwendung aufgedeckt werden. Ein Unternehmer kann sich
bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergeb-
nis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete
Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht
aufzubewahren.
13 Bei einem fehlerhaften Steuersatz besteht jedoch weiterhin ein (teilweiser) Vorsteuerabzug maximal in Höhe
der gesetzlich geschuldeten Steuer.
14 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 6b, 35a.
15 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 35a.
16 Bei einem fehlerhaften Steuersatz besteht jedoch weiterhin ein (teilweiser) Vorsteuerabzug maximal in Höhe
der gesetzlich geschuldeten Steuer.
17 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 35a.
11
Bei inhaltlichen Fehlern, außerhalb der Format- und Geschäftsregelprüfung (z. B. Angabe
eines fehlerhaften Steuersatzes, unzureichende Leistungsbeschreibung, nur Länderpräfix DE
bei der USt-IdNr.) stößt eine Validierungsanwendung aktuell in den meisten Fällen an ihre
Grenzen. Sie ersetzt daher nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der
Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (vgl. Abschn. 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3
UStAE). Hier kann eine Visualisierungssoftware herangezogen werden, um eine Überprüfung
auf inhaltliche Richtigkeit vornehmen zu können, sofern dies digital nicht ausreichend gewähr-
leistet, werden kann.
Prüfpfad: Im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens wird ein Prüfpfad zwischen
der erbrachten Leistung und der Rechnung hergestellt. Dies geschieht durch den Abgleich der
auf der Rechnung aufgeführten Leistung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Be-
stellungen, Aufträgen, Kaufverträgen und Lieferscheinen. Der Abgleich erfolgt auf der Ebene
des strukturierten Datensatzes (z. B. XML-Datei). Zur Herstellung der Menschenlesbarkeit wird
ein Tool verwendet, das die XML-Komponente visualisieren kann.
Hybrides Format/Umgang mit Abweichungen: Bei Rechnungen im hybriden Format (z. B.
ZUGFeRD) werden die XML-Daten als führend betrachtet. Die Validierungssoftware muss da-
her auf den im PDF-Container enthaltenen XML-Datensatz zugreifen (es darf keine OCR-Aus-
lesung des PDF-Bildteils erfolgen). Bei Abweichungen zwischen dem XML-Teil und dem PDF-
Bildteil ist der XML-Teil für den Vorsteuerabzug maßgebend. Abweichungen können ggf. mit
Hilfe einer Visualisierungsanwendung festgestellt werden. Geringfügige technische Abwei-
chungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen (z. B. aus Gründen der Darstellung
verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen), die den Charakter des Bildteils
als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verändern, werden nicht beanstandet.18 Bei gravie-
renden Abweichungen (z.B. sich widersprechenden umsatzsteuerlichen Pflichtangaben) ist es
empfehlenswert, die Rechnung gegenüber dem Ersteller abzulehnen.
Prüfkriterien: Bei der Prüfung sind u.a. folgende Aspekte zu beachten:
• Pflichtangaben nach § 14 UStG für Rechnungen über 250 €,
• Pflichtangaben nach § 33 UStDV für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €,
• Pflichtangaben nach § 34a UStDV für Kleinunternehmer (E-Rechnungen von Kleinunter-
nehmern sind wie Kleinbetragsrechnungen/Fahrausweise zu behandeln)19,
• Prüfung der erbrachten Lieferung oder sonstigen Leistung,
• Übereinstimmung von Lieferschein und Rechnung bei Verweis der Rechnung auf den Lie-
ferschein,
• Übereinstimmung zwischen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger (sofern keine
Zahlung an einen Dritten erfolgen soll),
• Korrektheit der Steuersätze, Plausibilität der Steuerbeträge untereinander.
18 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, zu Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE.
19 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rn. 17.
12
Folgeprozesse: Abhängig vom Ergebnis der Prüfung wird entschieden, ob die Rechnung zur
Kontierung/Zahlungsanweisung (siehe Frage 3.4) weitergeleitet oder beanstandet (siehe
Frage 3.5) wird.
Dokumentation: Das Ergebnis der Rechnungsprüfung sowie die Freigabe zur Zahlung wer-
den dokumentiert. Ein unterstützendes Tool (Validierung- und/oder Visualisierungsanwen-
dung) prüft die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG.
3.4. Welche Aspekte sind im Zusammenhang mit der Kontierung
und Zahlungsanweisung zu beachten?
Positive Rechnungseingangsprüfung/Kontierung/Indexierung: Vor der Kontierung muss
die Rechnungseingangsprüfung positiv abgeschlossen sein. Dies stellt sicher, dass die Rech-
nung formell und materiell korrekt ist.
Nach der erfolgreichen Prüfung erfolgt die Kontierung der E-Rechnung. Hierbei handelt es sich
um die Festlegung der relevanten Konten für Eingangs- und Ausgangsumsätze. Dieser Vor-
gang kann auch elektronisch oder im Rahmen der „Verbuchung“ erfolgen und ist nicht mit der
früher üblichen „Vorkontierung“ zu verwechseln.
Die Indexierung des E-Rechnungs-Datensatzes ist entscheidend. Sie ermöglicht eine eindeu-
tige Verknüpfung zwischen dem E-Rechnungs-Datensatz und dem späteren Buchungssatz.
Diese Verknüpfung stellt sicher, dass beide Teile – der Rechnungssatz und der Buchungssatz
– als logische Einheit betrachtet werden, was für die Erfüllung der Belegfunktion wichtig ist.
Zuordnung zu Umsätzen/Vorsteueraufteilung: Der indexierte E-Rechnungs-Datensatz
muss korrekt den Eingangs- oder Ausgangsumsätzen zugeordnet werden. Dies ist wichtig für
die ordnungsgemäße Buchführung und steuerliche Behandlung. Falls erforderlich, erfolgt eine
Vorsteueraufteilung nach § 15 Abs. 4 UStG. Dies bezieht sich auf die Aufteilung der Vorsteu-
erbeträge, die in der Rechnung enthalten sind, sofern die Rechnungen sowohl für steuerpflich-
tige Abzugsumsätze als auch für vorsteuerschädliche Ausschlussumsätze genutzt werden und
eine direkte Zuordnung entweder nicht möglich oder nicht zulässig (z. B. bei Anschaffungs-
und Herstellungskosten von Grundstücken und Gebäuden) ist.
Zahlungsanweisung: Frühestens nach der erfolgten Prüfung sollte die E-Rechnung zur Zah-
lung angewiesen werden. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Zahlung an den richtigen Rech-
nungsaussteller erfolgt und die korrekten Beträge überwiesen werden.
3.5. Wie ist im Fall einer Beanstandung vorzugehen?
Identifikation von Mängeln/schriftliche Beanstandung: Zunächst wird überprüft, ob die
empfangene Rechnung formelle und/oder materielle Mängel aufweist. Wenn dies der Fall ist,
erfolgt eine Beanstandung der Rechnung beim Aussteller. Diese Beanstandung sollte klar und
präzise formuliert sein.
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Inhalt der Beanstandung: Die Beanstandung sollte folgende Informationen enthalten:
• Grund der Beanstandung,
• Rechnungsdatum,
• Rechnungsbetrag,
• Rechnungsnummer,
• Prüfprotokoll der Validierungsanwendung mit Fehlerhinweisen,
• Eigene Unternehmensdaten (ggf. Kundennummer).
Anforderung von Korrekturen: In der Beanstandung sollte formuliert werden, ob eine Be-
richtigungsrechnung für ausreichend erachtet wird oder ein Storno der Ursprungsrechnung mit
Neufakturierung angefordert wird.
Zahlungssperre: Bis zur Klärung der Mängel und Erhalt der berichtigten Rechnung sollte
keine Zahlung erfolgen.
Hinweis:
Die Entscheidung, ob eine E-Rechnung zurückgewiesen wird, sollte auch davon abhängig ge-
macht werden, um welchen Mangel es sich handelt. Sofern eine Validierung „nur“ Warnhin-
weise liefert, kann die E-Rechnung grundsätzlich angenommen werden. Entscheidend wird
hierbei sein, ob durch den Mangel eine Weiterverarbeitbarkeit im ERP-System oder Steuer-
programm erschwert wird. Bei einem „richtigen“ Fehlerhinweis wäre die E-Rechnung – insbe-
sondere, wenn § 14 UStG nicht erfüllt ist – zurückzuweisen. Dies alles setzt voraus, dass die
Validierungsanwendung aussagekräftige Fehlerprotokolle zuliefert.
4. E-Rechnung-Ausgangsprozess
4.1. Auf welcher Grundlage basiert die inhaltliche Erstellung einer
E-Rechnung?
Datenquelle: Die inhaltliche Erstellung der E-Rechnung (Rechnungsentwurf) erfolgt auf
Grundlage von Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder manuell erfasster Daten. Daraus
wird im Fakturierungssystem der Rechnungsentwurf unter Berücksichtigung der aktuellen
Stammdaten, insbesondere der Geschäftspartnerstammdaten, erstellt.
Einhaltung von Vorgaben: Organisatorisch ist sicherzustellen, dass die formellen und mate-
riellen Rechnungsvorgaben eingehalten werden, darunter:
• Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG,
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• besondere Rechnungsangaben nach § 14a UStG,
• Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (sofern hier freiwillig von
der E-Rechnung Gebrauch gemacht wird),
• Pflichtangaben für Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV (sofern hier
freiwillig von der E-Rechnung Gebrauch gemacht wird).
Abgleich der Angaben: Relevante Rechnungsangaben werden mit den korrespondierenden
Angaben in den Geschäftspartnerstammdaten, Aufträgen etc. durch den Ersteller des Rech-
nungsentwurfs abgeglichen.
Befugnisse und Schulung: Nur autorisierte Personen, die entsprechend den Vorgaben ge-
schult und unterwiesen sind, dürfen einen Rechnungsentwurf erstellen.
Prüfung der USt-ID: Bei Rechnungen im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Liefe-
rungen und sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer wird die USt-ID des Leistungsempfän-
gers geprüft. Dies erfolgt durch eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt. Alternativ
kann auch das VIES der EU genutzt werden (dort ist allerdings nur eine einfache Abfrage
möglich, die ggf. seitens der Finanzverwaltung nicht anerkannt wird).
Prozesskontrolle: Die Erstellung und der Versand der E-Rechnung werden nur angestoßen,
wenn alle Prüfungen ohne Beanstandungen durchlaufen sind. Der Prüfungsvorgang und das
Ergebnis der USt-ID-Abfrage werden dokumentiert.
Nachweis der USt-ID-Abfrage: Der Nachweis einer durchgeführten USt-ID-Abfrage erfolgt
durch Archivierung des Abfrageergebnisses in elektronischer Form.
4.2. Wie läuft die syntaktische Erstellung einer E-Rechnung ab?
Rechnungsentwurf: Der Erstellung einer E-Rechnung geht in der Regel ein Rechnungsent-
wurf voraus.
Formate: Die E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten gemäß EN 16931 des CEN (Co-
mité Européen de Normalisation, Europäisches Komitee für Normung) erstellt werden, unter
anderem:
• ZUGFeRD-Format,
• Peppol BIS Billing,
• XRechnung (sowohl B2G als auch B2B),
• Factur-X (französisches Äquivalent zum ZUGFeRD-Format),
• RO_CIUS.
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Einhaltung formaler Voraussetzungen bei der Erstellung des E-Rechnungsdatensatzes:
Der strukturierte E-Rechnungsdatensatz wird erstellt:
• Direkt im Rechnungsstellungsprogramm oder
• auf einer externen Rechnungsschreibungsplattform.
Hierbei werden die formalen Anforderungen der §§ 14, 14a UStG beachtet. Dies wird durch
eine zivilrechtliche Vertragsvereinbarung oder eine Softwarezertifizierung sichergestellt.
Anlagen: Ergänzende Angaben zur E-Rechnung können in einen in der E-Rechnung enthal-
tenen Datensatz aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen
in einer PDF-Datei). Ein Link auf ein externes Ziel entspricht jedoch nicht den Anforderungen
der §§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, § 31 Abs. 1 UStDV.20 Dies ist insbesondere aber dann proble-
matisch, wenn diese Angaben vertrauliche Informationen enthalten, die bei der Rechnungs-
eingangsverarbeitung keinem breiten Empfängerkreis zugänglich gemacht werden dürfen.
Hier müssen derzeit individuelle Lösungsansätze gefunden werden.
Anbindung an das Fakturierungssystem: Eine externe Softwarelösung zur Erstellung des
E-Rechnungsdatensatzes kann über eine bidirektionale Schnittstelle an das Fakturierungssys-
tem angebunden werden. Dadurch erhält die Rechnungsstellungssoftware die Daten des
Rechnungsentwurfs und kann den strukturierten E-Rechnungsdatensatz bereitstellen.
4.3. Welche Besonderheiten gibt es bezüglich Barzahlung und
Dauerrechnungen?
Barzahlungen: Für bar bezahlte Leistungen, für die eine E-Rechnungsstellungspflicht besteht,
kann zunächst eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wer-
den, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Alternativ kann auch direkt vor
Ort eine E-Rechnung erstellt und zugestellt werden. Dabei müssen jedoch gegebenenfalls
auch die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung berücksichtigt werden.
Dauerrechnung: Bei Dauerschuldverhältnissen wird im Inhalt der E-Rechnung klar beschrie-
ben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Dabei ist ausreichend, wenn nur für den
ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, die alle erforderlichen Rech-
nungspflichtangaben in strukturierter Form enthält und in der der Vertrag ergänzend erwähnt
wird.
4.4. Welche Besonderheiten sind bei Änderungen und Berichti-
gungen zu beachten?
Änderungen der erstmaligen Dauer-E-Rechnung müssen erfolgen, wenn sich die umsatzsteu-
errechtlichen Pflichtangaben ändern (z. B. bei Mieterhöhungen).21 Berichtigungen müssen im
gesetzlich vorgeschriebenen strukturierten Format erfolgen. Die Übermittlung fehlender oder
unzutreffender Angaben in anderer als in strukturierter elektronischer Form ist ausge-
20 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, Rn. 35.
21 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, zu Abschn. 14.1 Abs. 19 UStAE.
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schlossen. Die Berichtigung kann durch eine Stornierung der ursprünglichen Rechnung und
durch eine neue Rechnung erfolgen.
Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist eine
Rechnungsberichtigung nicht erforderlich. Beispiele hierfür sind Skonti, Nachlässe aufgrund
von Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die abgerechnete Leistung oder eine Rückgängig-
machung einer Leistung im Sinne des § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG (vgl. Abschnitt 17.1 Abs. 8
UStAE).22
Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) stellen hin-
gegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätz-
lich eine Rechnungsberichtigung jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung. Diese
Rechnungsberichtigung kann – unter der Voraussetzung einer vorherigen Vereinbarung –
auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen (§ 14 Abs. 2 Sätze 5
und 6 UStG). In diesem Fall ist in der Gutschrift in spezifischer und eindeutiger Weise auf die
ursprüngliche Rechnung hinzuweisen (§ 31 Abs. 5 UStDV).23
4.5. Welche Besonderheiten bestehen in Bezug auf Anzahlungen,
Endrechnungen und Restrechnungen?
Anzahlungen: Mit dem E-Rechnungs-Element „Invoice type code“ (BT-3) lassen sich durch
Verwendung des Codes 386 (Prepayment invoice) grds. Anzahlungsrechnungen darstellen.
Aktuell ist dieser Code für die XRechnung nicht vorgesehen, die Verwendung dieses Codes
führt zu einem Warnhinweis. Besser ist es daher (wie für normale Rechnungen), den Code
380 (Commercial invoice) zu verwenden. Zusätzlich sollte dann aber ein Textvermerk mittels
des Elements „Invoice note“ (BT-22) eingefügt werden, wie z. B. „Anzahlungsrechnung“.
Endrechnung/Restrechnung: Die Darstellung einer Endrechnung bzw. Schlussrechnung ist
mit den derzeitigen Datenfeldern (Business-Terms) nicht abbildbar. Das BMF empfiehlt daher
nur eine Restrechnung über den – nach Abzug von Abschlägen vom Gesamtbetrag – verblei-
benden Betrag zu erstellen. Alternativ wird vorgeschlagen, die für eine Schlussrechnung feh-
lenden Angaben in den unstrukturierten Teil der E-Rechnung als Anhang einzubetten.24 Eine
automatische Verarbeitung der Angaben für Anzahlungen aus rein unstrukturierten Anhängen
ist technisch nicht ohne weiteres möglich und erfordert zusätzliche manuelle Schritte oder spe-
zielle OCR-/Parsing-Lösungen.
4.6. Welche Besonderheiten gelten beim Einsatz der E-Rechnung
in der Bauwirtschaft?25
Bis zum 30. Juni 2030 ist es regelmäßig für die Kontrollfunktion der Rechnung ausreichend,
wenn in einer E-Rechnung über eine Bauleistung im strukturierten Teil nur Summen nach den
einzelnen Gewerken enthalten sind, wenn aus einer – menschenlesbaren – Anlage eine de-
taillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis (z. B. nach dem GAEB-Standard)
22 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 51a.
23 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, Rz. 51b.
24 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 : 007, Rn. 47.
25 Es wird Bezug genommen auf ein BMF-Schreiben vom 23. Februar 2026, das das Ergebnis der Erörterungen
des BMF mit den obersten Finanzbehörden der Länder zum Einsatz der E-Rechnung in der Bauwirtschaft wie-
dergibt.
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ersichtlich ist, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird. Die Informationen nach
dem Leistungsverzeichnis können zwar auch in der Extension X-Rechnung dargestellt werden,
durch die Regelung ist aber auch die Verwendung z. B. nur der CIUS X-Rechnung möglich.
Die menschenlesbare Anlage ist dabei für eine etwaige Kontrolle durch die Finanzverwaltung
erforderlich. Aus steuerlicher Sicht bestehen keine Bedenken, wenn die Aufschlüsselung da-
neben zusätzlich auch in strukturierter Form (z. B. als XML-Datei nach dem GAEB-Standard)
beigefügt wird.
Ebenfalls bis zum 30. Juni 2030 kann die Regelung nach Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE
(Teilentgelte und Steuerbeträge werden in einem Anhang der Endrechnung aufgeführt, auf den
in der Endrechnung hinzuweisen ist) auch bei einer E-Rechnung angewandt werden, der der
Anhang auch als unstrukturierte Anlage beigefügt werden kann, wenn im strukturierten Teil der
E-Rechnung auf diese Anlage hingewiesen wird. Die bereits in Rn. 48 des BMF-Schreibens
vom 15. Oktober 2024, BStBl. I 2024 S. 1320, enthaltene Regelung kann somit auch noch
nach dem 31. Dezember 2027 angewandt werden.
4.7. Was ist beim Versand der E-Rechnung zu beachten?
Versandwege: Die erstellte E-Rechnung wird an den Empfänger versendet. Die vorgesehe-
nen Versandwege sind zurzeit (voraussichtlich bis zur Einführung der Meldestufe an die Fi-
nanzverwaltung) u. a.:
• E-Mail (vgl. Frage 2.3),
• Plattformen wie Peppol oder TRAFFIQX u. a.,
• unternehmenseigene Webportale/Kundenportale,
• Schnittstellen zwischen den Softwareprogrammen von Rechnungssender und -empfän-
ger.
Echtheit und Unversehrtheit: Um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des In-
halts der E-Rechnung zu gewährleisten, wird eine der folgenden Methoden empfohlen:
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• EDI-Verfahren,
• Internes Kontrollverfahren.
Korrekte Eingabe von Zusatzinformationen: Beim Versand werden die E-Rechnung und die
dafür benötigten Zusatzinformationen (z. B. E-Mail-Adresse, TRAFFIQX-ID, Peppol-ID, Leit-
weg-ID bei E-Rechnung an Behörden) aus den aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten ab-
gerufen. Dies stellt sicher, dass diese Informationen über die E-Rechnungslösung korrekt in
den E-Rechnungsdatensatz eingegeben werden, da sie üblicherweise bisher nicht auf einer
herkömmlichen Rechnung selbst zu finden waren. Bevor die E-Rechnung an den Empfänger
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versendet wird, wird das Element (BT-10) „Buyer reference“ (automatisiert) mit der TRAFFIQX-
ID, Peppol-ID oder Leitweg-ID befüllt.
Mehrfache Übersendung: Es ist unbedenklich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehr-
fach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur
als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt (insbesondere führt der mehrfache Versand nicht
zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG).
