Meldepflicht für elektronische Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 AO – Frist 31.07.2025
Sehr geehrte Damen und Herren,
seit dem 1. Januar 2025 gilt die neue Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) für alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) einsetzen, wie z. B.:
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elektronische oder computergestützte Registrierkassen,
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App- oder Tablet-Kassen,
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Taxameter und Wegstreckenzähler,
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Warenwirtschafts-, Hotel- oder Praxissoftware mit Kassenfunktion.
Diese Pflicht ist Teil des sogenannten Kassengesetzes, welches Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verhindern und die Transparenz im Kassenbereich erhöhen soll.
Übergangsfrist für bestehende Systeme endet am 31.07.2025
Alle eAS, die bereits vor dem 01.01.2025 angeschafft und noch im Betrieb sind, müssen bis spätestens zum 31.07.2025 der Finanzverwaltung gemeldet werden. Nach Fristablauf ab dem 01.08.2025 drohen Kassen-Nachschauen und ggf. Sanktionen.
Was ist zu melden?
Für jedes im Einsatz befindliche elektronische Aufzeichnungssystem sind folgende Angaben zu übermitteln:
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Name und Steuernummer des Unternehmens
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Art der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE)
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Art und Anzahl der eAS
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Seriennummer des Systems
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Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme
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Zuordnung zur jeweiligen Betriebsstätte
Regelmäßige Meldepflicht bei Änderungen
Die Mitteilungspflicht besteht nicht nur einmalig, sondern ist bei jeder Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines eAS innerhalb eines Monats erneut zu erfüllen.
Dies betrifft auch:
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Leihgeräte (z. B. für Feste oder kurzfristige Einsätze),
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ersetzte oder verschrottete Systeme,
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funktionsunfähige, nicht mehr genutzte Kassen.
Hinweis: Auch Außerbetriebnahmen sind mitzuteilen! Ein defektes Gerät gilt dann nicht mehr als eAS, wenn ein innerer Entschluss zur Nichtreparatur getroffen wurde – dies muss aber mitgeteilt werden.
Was Sie jetzt tun sollten
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Prüfen Sie, ob alle Ihre eAS bereits gemeldet sind – besonders jene, die schon länger im Einsatz sind.
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Melden Sie alle aktiven Geräte bis spätestens 31.07.2025.
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Denken Sie daran, bei zukünftiger Anschaffung oder Stilllegung eines Geräts innerhalb eines Monats zu melden.
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Halten Sie Seriennummern, zTSE-Informationen und Betriebsstättenzuordnung bereit.
Bitte beachten:
Unternehmen, die keine oder eine unvollständige Mitteilung vornehmen, müssen mit Verspätungszuschlägen, Erinnerungsschreiben oder sogar Kassen-Nachschauen rechnen. Die Finanzbehörden werten ab dem 1. August 2025 gezielt aus, welche Betriebe keine Meldung abgegeben haben.
Vorsicht Falle | Betrugsmasche: Steuerforderungen per Inkassounternehmen (FinMin)
Aktuell sind betrügerische E-Mails und Schreiben im Umlauf, die angeblich von einem Inkassounternehmen stammen. In der „Rechnung“ wird zur Zahlung einer „offenen Forderung aus steuerlichen Verpflichtungen“ samt Inkassogebühren und Verzugszinsen aufgefordert. Hierauf machen das Finanzministerium Rheinland-Pfalz (FinMin) und das SenFin Bremen aufmerksam.
Hierzu führt das FinMin weiter aus:
- Für die Besteuerung sind die örtlichen Finanzämter der Landessteuerverwaltung zuständig. Die Steuerverwaltung und Finanzämter fordern Steuerschulden immer selbst ein und beauftragen keine externen Inkassounternehmen.
- Es wird ausdrücklich davor gewarnt, Zahlungen zu leisten und Anhänge oder Links in solchen E-Mails zu öffnen. Diese könnten mit schadhafter Software oder Viren infiziert sein.
Das FinMin gibt generelle Hinweise und empfiehlt die folgenden Schutzmaßnahmen:
- Um Zahlungen auf falsche Konten von vornherein zu vermeiden, bietet die Teilnahme am Lastschrifteneinzugsverfahren (SEPA-Mandat) die größte Sicherheit: Das Ausfüllen von Überweisungen und Buchungsgebühren entfallen, zudem werden Zahlungsfristen nicht versäumt. Nähere Infos finden Sie auf den Internetseiten des Landesamtes für Steuern.
- Leisten Sie Zahlungen nur auf im Steuerbescheid angegebene Konten.
- Überprüfen Sie den Absender der E-Mail und der Schreiben sorgfältig. Grundsätzlich werden seitens der Finanzämter keine Bescheide per E-Mail oder von Inkassounternehmen verschickt.
- Öffnen Sie keine Anhänge oder Links in E-Mails von unbekannten oder verdächtigen Absendern.
- Geben Sie keine persönlichen Daten per E-Mail weiter, insbesondere keine Zahlungsinformationen.
Quelle: FinMin Rheinland-Pfalz, Pressemitteilung v. und SenFin Bremen, Pressemitteilung v. (lb)
Fundstelle(n):
NWB VAAAJ-96105
